Instrukcja składania sprawozdania finansowego

Instrukcja składania sprawozdania finansowego gdy przynajmniej jedna z uprawnionych osób do reprezentacji posiada numer PESEL wpisany do KRS

Jak już wielokrotnie informowaliśmy na eKRS.pl, nieodzowną częścią składania sprawozdań finansowych online jest konieczność posiadania konta na portalu S24 (https://ekrs.ms.gov.pl/). Za pomocą S24 składa się sprawozdania finansowe wraz z odpowiednim wnioskiem i oświadczeniem, że dokumenty finansowe spełniają wymogi określone w ustawie o rachunkowości.

Aby złożyć bezpłatnie e-sprawozdanie finansowe poprzez serwis https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/, konieczne jest, aby dany podmiot posiadał choć jedną osobę z ujawnionym numerem PESEL w KRS. Może to być:

• członek zarządu,
• prokurent
• syndyk
• zarządca w postępowaniu likwidacyjnym,
• likwidator

Jeżeli w/w warunek jest zachowany i numer PESEL jest wpisany do KRS to wejdź na stronę https://ekrs.ms.gov.pl/rdf/rd/

instrukcja składania sprawozdania finansowego – logowanie

Logowanie

Jak już wspomnieliśmy powyżej, aby skorzystać z funkcji bezpłatnego składania sprawozdań finansowych, niezbędne jest posiadanie aktywnego konta w systemie S24.

Jeżeli jeszcze nie posiadasz konta S24 to konieczniej je załóż. Tutaj opisujemy jak to zrobić https://www.ekrs.pl/jak-utworzyc-konto-systemie-s24/.

Proces logowania również dokładnie opisujemy tutaj https://www.ekrs.pl/logowanie-do-s24/

Gdybyś zapomniał hasła do S24 lub coś stało się z Twoim adresem email to sprawdź następujące tematy

• https://www.ekrs.pl/zmienic-haslo-s24/
• https://www.ekrs.pl/przypomnienie-hasla-s24/
• https://www.ekrs.pl/zmienic-adres-e-mail-s24/

Po zalogowaniu na konto zobaczysz stronę z dostępnymi zakładkami:

• Przygotowywanie i składanie zgłoszeń;
• Przeglądanie złożonych zgłoszeń;
• Podpisywanie zgłoszeń udostępnionych do podpisu;
• Powiadomienia.

Kliknij „Przygotowanie i składanie zgłoszeń”

instrukcja składania sprawozdania finansowego – przygotowanie i składanie zgłoszeń

Przygotowywanie i składanie zgłoszeń

Po kliknięciu w „Przygotowanie i składanie zgłoszeń” wyświetlona zostanie strona w której należy kliknąć „Dodaj zgłoszenie”.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – dodawanie zgłoszenia

Dodawanie zgłoszenia dokumentów odbywa się w 4 krokach. Postaramy się teraz je opisać.

KROK 1 – rejestracja nowego zgłoszenia

Podaj dziesięciocyfrowy numer KRS podmiotu którego dołączał będziesz dokumenty.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – wpisz nr KRS

Po wciśnięciu przycisku „Szukaj” zostaną wyświetlone dane o podmiocie.

• Nazwa i forma prawna podmiotu;
• Osoby uprawnione do reprezentacji podmiotu;
• Pełnomocnicy – jeśli byli zgłoszeni;

instrukcja składania sprawozdania finansowego – dane podmiotu

UWAGA

Nie ma możliwości kontynuowania procesu w przypadku gdy:

• system nie jest w stanie znaleźć osób fizycznych uprawnionych do reprezentacji podmiotu;
• na liście brak jest osób posiadających numer PESEL.Jest to spowodowane tym, że zgłoszenie musi być podpisane przez co najmniej jedną osobę z osób wymienionych w tabeli, posiadającą numer PESEL, podpisem kwalifikowanym lub podpisem potwierdzonym profilem zaufanym e-PUAP

KROK 2 – dołączanie dokumentów

W kroku 2 należy uzupełnić wszystkie niezbędne dane i załączyć składane dokumenty finansowe.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – dodawanie dokumentów

• Nazwa robocza zgłoszenia – to pole pomocne przy wypełnianiu większej ilości zgłoszeń, służy do identyfikacji danego zgłoszenia;
• Data od | Data do – wpisz okres za jaki składane są dokumenty, zgodnie ze wskazaniem roku obrotowego dla danego podmiotu;
• Rodzaj zgłoszenia – podaj rodzaj zgłoszenia;
• Dodaj dokument – przycisk umożliwiająca dodanie dokumentu.

UWAGA

• Po dodaniu chociażby jednego dokumentu, nie ma już możliwości zmiany okresu za jaki składany jest dokument oraz rodzaju zgłoszenia. Aby poprawić te parametry należy usunąć wszystkie dodane już dokumenty a następnie dodać ponownie z poprawnymi danymi.
• W przypadku wybrania „Informacja o braku obowiązku sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego” w polu „Rodzaj zgłoszenia”, przycisk „Dodaj dokument” nie jest dostępny. Akcja ta, nie wymaga dodawania pliku.

• Data sporządzenia dokumentu – Wpisz datę sporządzenia dokumentu e-Sprawozdania Finansowego, zgodnie z datą wskazaną podczas tworzenia e-Sprawozdania Finansowego.

UWAGA

Data sporządzenia dokumentu nie może być datą wcześniejszą niż data końcowa okresu sprawozdawczego i późniejszą niż data bieżąca. Data sporządzenia dokumentu nie jest datą złożenia zgłoszenia oraz nie jest datą dodania pliku do zgłoszenia.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – data sporządzenia dokumentu

W zależności od rodzaju zgłoszenia oraz formy prawnej podmiotu na listach rozwijanych „Rodzaj dokumentu” i ”Nazwa dokumentu” znajdą się inne rodzaje dokumentów do wyboru.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – rodzaj dokumentu

Jeżeli sporządzasz Sprawozdanie finansowe zgodnie z MSR zaznasz opcję Sporządzony zgodnie z MSR.

W polu Plik dokumentu kliknij w przycisk Wybierz plik

Dołączany tutaj plik może być opatrzony podpisem kwalifikowanym wewnętrznym lub zewnętrznym.

UWAGA

• Podpis wewnętrzny: Jeżeli plik został podpisany wewnętrznym podpisem to po dodaniu pliku kliknij w przycisk Zapisz.
• Podpis zewnętrzny: Jeżeli plik został podpisany zewnętrznym podpisem, to podczas podpisywania tworzony jest dodatkowy plik zawierający podpis. Wówczas mamy dwa pliki: plik źródłowy i plik zawierający podpis.

W opisywanym przypadku dołączane są dwa pliki.

Plik źródłowy dodaj za pomocą przycisku Wybierz plik w polu Plik dokumentu, natomiast plik podpisu za pomocą przycisku Wybierz plik w polu Plik zawierający oddzielny podpis. W tym polu można dodać kilka plików podpisów.

UWAGA

Nazwa pliku musi się składać z co najmniej 3 znaków (max. 256). Dopuszczalne rozszerzenia załączanych plików

XAdES, PAdES, CAdES, XMLsig, xml, txt, rtf, pdf, xps, odt, ods, odp, doc, docx, xls, xlsx, csv, jpg, tif, gif

instrukcja składania sprawozdania finansowego – podpis wewnętrzy i zewnętrzny

UWAGA

Jeżeli dodany zostanie plik, który nie zawiera podpisu wewnętrznego oraz nie załączony zostanie podpis zewnętrzny, to po kliknięciu w przycisk Zapisz, pojawi się komunikat z błędem, a dodanie dokumentu będzie nie możliwe.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – błąd podpisu

Po prawidłowym dodaniu dokumentów, pojawi się tabela, gdzie widoczny będzie dodany dokument. Pozostałe pola w tym ekranie staną się wyłączone.

Teraz kliknij Dalej

instrukcja składania sprawozdania finansowego

KROK 3

W kolejnym ekranie zaznacz „oryginał dokumentu został podpisany przez kierownika jednostki oraz osobę prowadzącą księgi rachunkowe”.

Definicja kierownika jednostki (art. 3 ust. 1 pkt 6 ustawy z dnia 29 września 1994 4. o rachunkowości):
Przez kierownika jednostki rozumie się członka zarządu lub innego organu zarządzającego, a jeżeli organ jest wieloosobowy – członków tego organu, z wyłączeniem pełnomocników ustanowionych przez jednostkę. W przypadku spółki jawnej i spółki cywilnej za kierownika jednostki uważa się wspólników prowadzących sprawy spółki, w przypadku spółki partnerskiej – wspólników prowadzących sprawy spółki albo zarząd, a w odniesieniu do spółki komandytowej i spółki komandytowo-akcyjnej – komplementariuszy prowadzących sprawy spółki. W przypadku osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą za kierownika jednostki uważa się tę osobę; do osób wykonujących wolne zawody przepis ten stosuje się odpowiednio. Za kierownika jednostki uważa się również likwidatora, a także syndyka lub zarządcę ustanowionego w postępowaniu restrukturyzacyjnym.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – oświadczenie kierownika jednostki

Jeżeli dokument nie posiada wszystkich podpisów zaznacz odpowiedni parametr i wskaż przez jaką osobę nie został podpisany oraz uzasadnij powód braku podpisu. Pole z uzasadnieniem zawiera jedynie 1000 znaków.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – oświadczenie kierownika jednostki

Następnie kliknij w przycisk Dalej.

KROK 4

Po złożeniu oświadczenia o podpisach, w kolejnym kroku należy zapisać przygotowywane dokumenty. W tym celu kliknij Zapisz a następnie kliknij „Weryfikuj zgłoszenie”.

instrukcja składania sprawozdania finansowego – weryfikacja zgłoszenia

Jak już wspomniano na wstępie, zgłoszenie musi być podpisane przez co najmniej jedną osobę fizyczną uprawnioną do reprezentacji podmiotu posiadającą numer PESEL wpisany do KRS. W tabeli znajdować się będzie lista osób uprawnionych do reprezentacji podmiotu posiadających wpisany do KRS nr PESEL.

Zaznacz osobę (co najmniej jedną) z listy, która będzie podpisywać zgłoszenie.

Następnie kliknij w przycisk Wybierz.

Masz do wyboru podpis kwalifikowany lub podpis poświadczony profilem zaufanym ePUAP.

Jeżeli wskażesz siebie, podpisz zgłoszenie.

Jeśli wskazana osoba nie może podpisać zgłoszenia na Twoim komputerze, możesz przekazać jej zgłoszenie do podpisu na jej konto, podając adres e-mail powiązany z jej kontem.

UWAGA

Udostępnienie dokumentu innym osobom należy stosować wyłącznie w przypadku, gdy wskazana osoba nie może podpisać dokumentu na Twoim komputerze. Jeżeli zgłoszenie zostało udostępnione do podpisu innym osobom, to można dokonać zmiany tej osoby, usunąć osobę oraz zrezygnować z oczekiwania na podpis

instrukcja składania sprawozdania finansowego – podpisywanie zgłoszenia

Jeżeli zgłoszenie będzie pozytywnie zweryfikowane oraz poprawnie podpisane przez co najmniej jedną osobę, przycisk Wyślij zgłoszenie do repozytorium DF stanie się aktywny i możesz wtedy wysłać zgłoszenie.

Na swoje konto otrzymasz powiadomienie o dokonaniu wpisu wzmianek w rejestrze KRS oraz o zamieszczeniu dokumentów w Repozytorium.

Przy dużym obciążeniu systemu, składane dokumenty, dodane zostaną do Repozytorium w ciągu 24 godzin.

Zgłoszenie, które w terminie 14 dni nie zostanie wysłane do RDF zostanie automatycznie usunięte z systemu.

Po przekazaniu dokumentów do RDF, w zakładce Powiadomienia – Przeglądarka dokumentów finansowych w ciągu 24 godzin powinno ukazać się składane sprawozdanie finansowe. Zalecamy sprawdzenie czy składane dokumenty na pewno zostały opublikowane. Powinno to nastąpić w ciągu 24h od dodatnia dokumentów (zalecamy odczekać 3 dni). Jeżeli dokumenty nie pojawią się, należy powtórzyć całą procedurę i złożyć dokumenty ponownie.